システムやWebサイトは、構築前に目に見えるものではありません。そのため、これらの新規構築などを他社に依頼する場合、自社が求める内容を受託企業にうまく伝えられず、無駄な投資となったりトラブルの原因となったりするおそれが生じます。
そのような事態を避けるためにおすすめなのが、RFP（提案依頼書）の作成です。
RFPとはどのようなものであり、作成することにはどのようなメリットがあるのでしょうか？また、専門家にRFPの作成支援を依頼する場合、どのような流れで進行するのでしょうか？
今回は、RFPの概要や作成のメリット、専門家による作成支援をおすすめする理由や作成の流れなどについて解説します。
RFP（提案依頼書）とは
RFP（Request For Proposal）は「提案依頼書」と訳され、そのまま「アールエフピー」と呼ばれることが一般的です。RFPとは、システム開発やWebサイトの新規構築を他社へ依頼するにあたって、自社の要求内容をまとめた資料です。
RFPがない状態でシステムやWebサイトの構築を依頼した場合、要求内容があいまいとなってしまいがちです。要求内容があいまいでは、受託企業（「ベンダー」といいます）との間に認識の齟齬が生じ、自社の想定とは異なるシステムやWebサイトが納入されたり、修正依頼における追加料金発生についてトラブルに発展したりするおそれがあるでしょう。
そのような事態を避けるため、システムやWebサイトの構築を他社に依頼する際には、RFPを作成することをおすすめします。また、自社にとってある程度規模の大きいシステム開発やWebサイト構築である場合、RFPの作成は必須であるといえます。
RFIとの違い
RFPと混同されやすいものに、PFIがあります。PFIは「Request for Information」の略称であり、「情報提供依頼書」と訳されます。
RFPもPFIも、システムやWebサイトの開発にあたってベンダーを選定する際に用いる書類という点では共通しています。しかし、RFPが発注者による要求内容をまとめた書類である一方で、PFIがベンダーの開発実績などに関する情報提供などを求める書類である点で異なっています。
一般的には、一次選考ではRFIが、その後の二次選考ではRFPが用いられることが多いでしょう。
RFPを作成するメリット
RFPを作成することには、どのようなメリットがあるのでしょうか？ここでは、RFPを作成する主なメリットを解説します。
- 自社が求めるソリューションの再確認につながる
- ベンダーとの認識の齟齬を避けやすくなる
- 自社が重視する点をベンダーに伝えやすくなる
- 複数社による提案の比較検討がしやすくなる
- 開発コストの削減が期待できる
自社が求めるソリューションの再確認につながる
1つ目は、自社が求めるソリューションの再確認につながることです。
システム開発やWebサイトの新規構築では、発注者自身が何を求めているのか明確となっていないことも少なくありません。その場合、ベンダーから提案された「よさそうな」機能をよく検討することなく実装して無用の長物となってしまったり、後から「この機能もあればよかった」と後悔したりする事態が生じ得ます。
RFPを作成する場合、RFPの作成段階で自社が求めるシステムやWebサイトについて十分に検討することとなるため、自社が求めているソリューションの再確認につながります。その結果、「自社が本当に必要な」機能を搭載したシステムやWebサイトの構築がしやすくなるでしょう。
ベンダーとの認識の齟齬を避けやすくなる
2つ目は、ベンダーとの認識の齟齬を避けやすくなることです。
冒頭で解説したように、開発を依頼するシステムやWebサイトは、あらかじめ完成形を見ることができません。そのため、要求する内容を明確に伝えられていなければ、発注者とベンダーとの間に齟齬が生じるおそれが高くなります。
単なる認識の齟齬であればベンダー側に過失があると言い切ることは困難であり、無償での修正や開発のし直しに応じてもらえる可能性も低いでしょう。
あらかじめRFPを作成することで、自社の要求内容が明確となるため、ベンダーとの齟齬を避けやすくなります。また、万が一ベンダーが納入したシステムやWebサイトがRFPの要求内容を満たしていない場合、ベンダーの責任も追及しやすくなるでしょう。
自社が重視する点をベンダーに伝えやすくなる
3つ目は、自社が重視する点をベンダーに伝えやすくなることです。
システムやWebサイトの構築にあたっては、すべての要求内容が同レベルではなく、濃淡があることが多いでしょう。条件Aを満たすことは必須である一方で、条件Bはあくまでも充足的なものであり、条件Bを実装することで条件Aが揺らぐ（もしくは、両者を満たそうとすれば費用が跳ね上がる）事態は望んでいないといったような場合などです。
しかし、自社の要求内容が明確となっていなければこの濃淡がベンダーに伝わらず、自社の求めるシステムやWebサイトの構築ができなくなるおそれが生じます。RFPを作成することで自社が重視する点がベンダーに伝えやすくなり、自社にとってより満足度の高いアウトプットが得やすくなります。
複数社による提案の比較検討がしやすくなる
4つ目は、複数のベンダーからの提案を比較検討しやすくなることです。
RFPがない場合は、各社がそれぞれの内容で提案をすることとなります。そのため、機能の内容も統一されておらず、単純に比較することは困難でしょう。RFPがあれば、各社はこれを踏まえて提案をするため、複数社による提案の比較がしやすくなります。
開発コストの削減が期待できる
5つ目は、開発コストの削減が期待できることです。
RFPがない場合、自社の求める機能や要求の濃淡があらかじめ明確となっていません。そのため、さほど使わない機能が搭載されたり自社が重視しない機能にコストを要したりして、開発コストが高くなるおそれがあります。
一方で、RFPを作成した場合には、自社の求める機能が明確となっているため、不要な機能や重要性の低い機能にコストをかけるリスクを抑えられます。また、複数のベンダーによる提案を同条件で比較できることで競争が生じ、この点からもコスト削減につながる効果が期待できます。
RFPの一般的な構成内容
RFPの内容は、開発対象であるシステムの規模や発注者の求める内容などによって異なります。ここでは、システム開発を依頼することを前提に、RFPの一般的な構成内容を紹介します。
- プロジェクト概要と背景
- 業務プロセスと現在の課題
- 機能要件
- 非機能要件
- 現在有しているIT資産
- 希望スケジュール
- 提案依頼事項
- 提案手続き
- 契約内容
プロジェクト概要と背景
1つ目は、プロジェクトの概要と背景です。
ベンダーは、発注者が「何のためにシステム開発をしたいのか」がわかりません。この点が共有できていなければ、認識の齟齬が生じやすくなります。そこではじめに、プロジェクトの概要と背景を記載します。
たとえば、「既存の在庫管理システムが老朽化しているためこれを入れ替えるのと同時に、販売管理システムと一本化したい」などです。
業務プロセスと現在の課題
2つ目は、業務プロセスと現状の課題です。
ここでは、新たに導入するシステムを業務フローのどこでどのように利用したいのかを記載します。併せて、そのシステムを使って解決したい現状の課題についても記載しましょう。
機能要件
3つ目は、機能要件です。
ここでは、自社が求める具体的な機能を記載することが一般的です。とはいえ、システム開発を専門的に行っているわけではない自社が、実現可能な機能をすべて把握しているわけではないでしょう。
そこで、求める機能やそのシステムを使って実現したい内容を記載したうえで、ベンダーから具体的な機能を提案してもらう場合もあります。
非機能要件
4つ目は、非機能要件です。
ここでは、機能以外で求めている内容を記載します。たとえば、処理速度や障害発生時の復旧方法、セキュリティ、保守性、現在使用しているシステムとの移行性、環境性能などです。
現在有しているIT資産
5つ目は、現在有しているIT資産です。
ここでは、現在使用しているシステムの名称やバージョンなどを記載します。たとえば、システムをパソコンにインストールして使用する場合、そのパソコン上で作動する内容でシステムを設計してもらう必要があるためです。
希望スケジュール
6つ目は、希望スケジュールです。
システムを導入したい時期が決まっているのであれば、その時期を記載します。また、比較的業務が落ち着く時期にシステムを入れ替えたいなど時期の希望があるのであれば、その旨なども記載するとよいでしょう。
提案依頼事項
7つ目は、提案依頼事項です。
ベンダーによって提案内容が異なっていれば、ベンダー同士の比較が困難となります。そこで、提案依頼事項を具体的に定め、その項目に則って提案してもらうよう依頼します。一般的には、次の事項の提案を求めることが多いでしょう。
- システムの概要
- 見積金額
- スケジュール
- 開発管理手法
- 過去の主要な開発実績
提案手続き
8つ目は、提案手続きです。
提案内容の送付方法（メールなのか、郵送なのかなど）、送付先、送付期限などを漏れなく記載します。併せて、選考スケジュールなども記載しておくとよいでしょう。
契約内容
9つ目は、想定している契約内容です。
ここでは、最終的な依頼時点で想定している契約書の概要を提示します。せっかくベンダーを選定したにもかかわらず、後に契約内容について意見が相違し契約が流れてしまう事態を避けるためです。
専門家にRFP作成支援・代行を受ける主なメリット
RFPの作成は、専門家に支援を受けて行うのがおすすめです。ここでは、RFPの作成について専門家に支援を受ける主なメリットを解説します。
- 漏れのない的確なRFPが作成できる
- 自社の現状や課題を客観視しやすくなる
- 手間や時間を削減できる
漏れのない的確なRFPが作成できる
自社だけでRFPを作成しようとする場合、必要な記載事項が漏れたり、不要な情報を記載してベンダーを困惑させたりするおそれが生じます。せっかくRFPを作成したにもかかわらず自社の要求事項が過不足なく伝わらなければ、本末転倒でしょう。
専門家に作成支援や作成代行を依頼することで、漏れのない的確なRFPが作成しやすくなります。
自社の現状や課題を客観視しやすくなる
RFPを作成する前段階として、自社の現状や課題を的確に把握しなければなりません。システムやWebサイトは導入自体が目的となるものではなく、自社の何らかの課題を解決するために導入するものであるためです。
そのため、RFPをいきなり作成し始めるのではなく、まずは導入するシステムやWebサイトによって解決したい課題を明確にするステップが必要です。課題設定が誤っていれば、せっかくコストをかけて導入したシステムやウェブサイトが無用の長物となるかもしれません。
とはいえ、自社だけで現状や課題を適切に把握することは容易ではないでしょう。RFPの作成にあたって専門家に支援を受けることで、自社の現状や課題を客観的かつ適切に把握しやすくなります。
手間や時間を削減できる
RFPの作成やその前段階となる課題の抽出には、多大な手間と時間を要します。また、自社がRFPの作成に慣れていない場合、作成にあたって調べるべきことも多数生じることでしょう。
RFPの作成支援を専門家に依頼することで、自社でかける手間と時間を最小限に抑えることが可能となります。
専門家にRFP作成支援・代行を受けた場合の主な流れ
専門家にRFPの作成支援や代行を受けた場合、どのような流れで進行するのでしょうか？ここでは、一般的な流れを紹介します。
- RFPの作成支援を受ける専門家を選定する
- 現状の調査と課題の整理をする
- 戦略を策定する
- 自社の要求を整理する
- RFPを作成する
RFPの作成支援を受ける専門家を選定する
はじめに、RFPの作成について支援を受ける専門家を選定します。専門家は保有資格や肩書だけで選ぶのではなく、RFPに関する知識や経験をもとに選定するとよいでしょう。
また、RFPの作成だけを行うのか、その前段階の課題整理からサポートしてくれるのかなどは専門家によって異なります。専門家を選定する際は、サポート範囲なども確認しておくことをおすすめします。
当社トライズコンサルティングは全国対応でRFPの作成支援を行っているため、まずはお気軽にお問い合わせください。
現状の調査と課題の整理をする
専門家を選定したら、専門家とともに自社の現状を調査し、課題を整理します。課題の選定は非常に重要であるため、専門家に「丸投げ」するのではなく、専門家とともに取り組みましょう。
戦略を策定する
現状と課題が整理できたら、専門家とともに、構築するシステムやWebサイトを用いた具体的な戦略を策定します。より平たくいえば、「システムやWebサイトを導入することで、自社の課題をどのように解決するのか」ということです。
自社の要求を整理する
戦略まで策定できたら、これを具体的な要求内容へと整理します。しかし、すべての戦略を実現しようとすれば、莫大な費用を要しかねません。そのため、特に重視すべき点などを抽出し、メリハリのある要求へと整理します。
RFPを作成する
ここまでで検討した内容を落とし込み、RFPを作成します。作成したRFPをもとに、ベンダーからの提案を受けたりベンダーの選定を進めたりします。
RFPの作成支援・代行はトライズコンサルティングへお任せください
RFPの作成支援や作成代行は、トライズコンサルティングへお任せください。最後に、トライズコンサルティングの概要と主な特長を紹介します。
トライズコンサルティングとは
トライズコンサルティングとは、中小企業診断士である野竿が代表を務めるコンサルティング会社です。「お客さまの目標実現のため、ワクワクするような成果を提供します」とのコンセプトのもと、豊富な実績と経験をもとにお客様の求める成果に確実にコミットメントしていきます。
トライズコンサルティングの特長
トライズコンサルティングの主な特長を4つ紹介します。
- 代表は中小企業診断士である
- 中小企業施策に強みを有している
- 補助金制度や融資制度のアドバイスも可能である
- オンラインでの相談や打ち合わせに対応している
代表は中小企業診断士である
コンサルタントを名乗るために、実は国家資格は必要ありません。そのため、残念なことに「コンサルタント」は玉石混淆であり、実力があり信頼できるコンサルタントに依頼するには、顧客の側に力量を見極める目が必要です。
一方で、トライズコンサルティングの代表は中小企業診断士の資格を有しています。中小企業診断士とは経営コンサルタントとしての知識や技能を国が認定する国家資格であり、資格を有する者について一定以上の知識や技能が客観的に保証されています。そのため、安心してご依頼いただくことが可能です。
また、代表の野竿にはエンジニアとして16年間にわたってシステム開発に携わってきた経歴があります。そのため、「RFPを受け取る側」にいた元エンジニアの視点からも、効果的なアドバイスが可能です。
中小企業施策に強みを有している
コンサルタントにはそれぞれ得意分野があることが多く、ミスマッチをなくすためには、自社の課題解決を得意とする専門家を選ぶことが肝要です。トライズコンサルティングは中小企業施策に特に強みを有しており、中小企業支援について多くの実績がございます。
補助金制度や融資制度のアドバイスも可能である
トライズコンサルティングではRFP作成支援・作成代行のみならず、補助金制度のアドバイスや申請サポート、融資制度に関するアドバイスも得意としています。RFPが必要となる比較的大規模なシステムを導入するにあっては多くの費用が必要となり、資金調達が必要となるケースが多いでしょう。
トライズコンサルティングにご依頼いただくことで、資金調達の段階から総合的なアドバイスやサポートが可能です。
オンラインでの相談や打ち合わせに対応している
地域によっては周辺にRFP作成支援に対応できる専門家がいない場合や、社長に出張が多いなど打ち合わせの予定を立てづらい場合などもあるでしょう。
トライズコンサルティングではZoomなどのオンラインツールを活用しているため、地域を問わずご相談やご依頼が可能です。また、出張先からの打ち合わせもでき、移動時間の負担を最小限に抑えることができます。
まとめ
RFPの概要やRFPの一般的な構成内容、専門家にRFPの作成支援・作成代行を依頼するメリット、作成の流れなどを解説しました。
RFPとは、システム導入などの際に発注者側が作成する提案依頼書です。RFPを作成することには、ベンダーとの認識の齟齬を避けやすくなることや、複数社による提案の比較検討がしやすくなることなどのメリットがあります。
とはいえ、RFPの作成に慣れていない場合、自社だけで的確なRFPを作成することは容易ではないでしょう。RFPの作成は、専門家に支援を受けて行うのがおすすめです。専門家に作成支援を受けてRFPを作成することで手間や時間を大きく削減できるほか、自社を客観視したうえで的確なRFPを作成することが可能となります。
当社トライズコンサルティングは中小企業のコンサルティングに強みを有しており、RFPの作成支援についても重点的に取り組んでおります。RFPの作成支援や作成代行を依頼できる専門家をお探しの際は、トライズコンサルティングまでお気軽にご相談ください。
RFPの作成支援に関する初回のご相談は、無料です。また、Zoomなどのオンラインツールを使用するため、全国どこからでもご相談・ご依頼いただけます。
